GFL Jahresplaner

Anwenderhandbuch

Ev.-Luth. Kirchspiel Geithain · Frohburg · Lunzenau — Stand April 2026

1. Überblick & Anmeldung

Der GFL Jahresplaner ist die zentrale Planungs-App für Gottesdienste, Veranstaltungen und Amtshandlungen im Kirchspiel Geithain · Frohburg · Lunzenau. Er ersetzt die bisherige ODS-Planungstabelle und ist direkt mit dem EVLKS-Kalender verbunden.

Anmeldung

Im Browser die Adresse des Planers öffnen. Benutzername und Passwort eingeben. Nach der Anmeldung erscheint eine kurze Begrüßung, während die Daten geladen werden.

Abmeldung

Oben rechts das Logout-Symbol klicken. Die Sitzung läuft nach 8 Stunden automatisch ab.

2. Die Oberfläche

Kopfzeile

Zeigt den angemeldeten Benutzer, die Hilfe-Schaltfläche, den Sync-Button (Manager/Admin), die Termin-Buttons (Planer+) und die Abmelden-Schaltfläche.

Wenn Änderungen noch nicht im EVLKS veröffentlicht sind, erscheint darunter ein blauer Banner: „X ausstehend — noch nicht in EVLKS“.

Tabs

Filter & Statistik

Oberhalb der Ansichten (Kalender, Liste, Matrix) stehen Filter für Bereich, Ort, Person und Typ. Der Bereich-Filter schränkt automatisch die Ort-Auswahl ein. In den Dropdowns kann direkt getippt werden, um zu suchen.

Die Statistikleiste zeigt die Anzahl der Termine nach Status: Alle, Live (im EVLKS), Neu, Ortskonflikte, Personenkonflikte, Gottesdienste, Veranstaltungen, Interne, Archiv (vergangen).

Farbcodierung

3. Termine anlegen & bearbeiten

Neuen Termin anlegen

1. Auf einen Tag im Kalender klicken → rechts erscheint „+ Termin für diesen Tag“. Oder oben + Termin klicken.
2. Pflichtfelder ausfüllen:
   • Datum — wird bei Klick im Kalender vorausgefüllt
   • Typ — bestimmt, in welchem EVLKS-Kanal der Termin landet (GD-Kanal oder VA-Kanal)
   • Veranstaltungsort — aus der EVLKS-Ortsliste
3. Optionale Felder: Zeit, Prediger/Liturg, Kirchenmusik, Kirchl. Fest, Titel, Untertitel (für EVLKS), Langbeschreibung, Besonderheit, Bemerkung (nur intern).
4. Speichern klicken → der Termin wird in der Datenbank gespeichert und im Kalender angezeigt.

Termin bearbeiten

Im Kalender den Tag anklicken, dann den Termin auswählen. Das Bearbeitungsformular öffnet sich. Änderungen speichern. Vergangene Termine sind schreibgeschützt.

Termin löschen

Termin öffnen → Löschen klicken. Gelöschte Termine werden beim nächsten Veröffentlichen auch aus dem EVLKS entfernt.

Felder im Detail

4. Terminserien

Für wiederkehrende Termine (z.B. wöchentliche Gruppen, 14-tägige Andachten).

1. Oben auf Terminserie klicken.
2. Startdatum, Enddatum, Wiederholungsregel und Ort auswählen.
3. Alle Einzeltermine werden auf einmal angelegt.

Eine ganze Serie kann über den Löschen-Button im Termin entfernt werden („Ganze Serie löschen“).

5. Konflikte verstehen & lösen

Konflikte werden automatisch beim Sync erkannt und im Kalender farbig markiert.

Im Termin-Formular wird bei der Eingabe live geprüft, ob ein Konflikt entstehen würde. Die Warnung erscheint oberhalb der Felder.

6. Veröffentlichen (EVLKS)

Nur Manager und Admin können veröffentlichen.

1. Termine anlegen oder ändern → oben erscheint: „X ausstehend“
2. Veröffentlichen klicken → Übersicht der Änderungen (Neu, Geändert, Gelöscht)
3. „In EVLKS eintragen“ → Änderungen werden an den EVLKS-Kalender übermittelt
4. Ergebnis: Erfolge und eventuelle Fehler werden angezeigt

Einzelne Einträge verwalten

Im Veröffentlichen-Dialog können einzelne Änderungen abgewählt oder verworfen werden, bevor sie übertragen werden.

7. Abkündigungen

Abkündigungen sind die Ankündigungsblätter, die vor jedem Gottesdienst gedruckt und verlesen werden. Sie enthalten Einladungen, kommende Gottesdienste, Kasualien, Kollekteninformationen und den Wochenspruch.

Abkündigung erstellen

1. Tab Abkündigungen öffnen
2. Datum wählen (der Tag des Gottesdienstes, nicht nur Sonntage — auch Feiertage unter der Woche)
3. Bereich wählen. Optional: konkreten Ort wählen (wenn die Kasualien je Kirche unterschiedlich sind)
4. Bearbeiten / Erstellen klicken → das Formular öffnet sich

Die Abschnitte

Kirchspielweit vs. Bereich

Einladungen und Sonstiges können als kirchspielweit markiert werden. Sie erscheinen dann automatisch in den Abkündigungen aller Bereiche für dieses Datum. Kasualien sind immer nur für den jeweiligen Bereich.

Einladungen aus Veranstaltungen

Button „Aus Veranstaltungen“ → zeigt alle geplanten VA-Termine der nächsten 2 Monate. Gewünschte ankreuzen → Übernehmen → Text wird als editierbare Einladung eingefügt.

Kasualien-Vorlagen

Für häufige Kasualien stehen Vorlagen bereit:

• Verstorben — Vorlage mit Platzhaltern für Name, Ort, Alter, Datum, Friedhof
• Taufe — Vorlage mit Platzhaltern für Täufling, Eltern, Kirche
• Trauung — Vorlage mit Platzhaltern für Brautpaar, Kirche

Die Platzhalter in eckigen Klammern [Vorname] einfach überschreiben.

PDF drucken

PDF anzeigen → öffnet das fertige PDF (erstellt via WeasyPrint, ohne Browser-Kopfzeilen). Das PDF enthält:

• Seite 1–2: Abkündigungen mit allen Abschnitten
• Letzte Seite: Kollektenquittung mit Zählblatt (zum handschriftlichen Ausfüllen nach dem GD)

Alle Bereiche drucken → öffnet PDFs für alle Bereiche, für die an dem Datum eine Abkündigung existiert.

8. Statistik & Kollekte

Für vergangene Gottesdienste können Teilnehmerzahlen und Kollektendaten erfasst werden.

1. Einen vergangenen Termin öffnen (im Kalender oder in der Liste)
2. Das Formular zeigt den Termin als schreibgeschützt. Darunter erscheinen die Statistik-Felder:
   • Teilnehmende insgesamt, Abendmahl, Kindergottesdienst
   • Kollekte: Gesamtsumme, Anteil Gemeinde, Anteil Landeskirche, Zweck
3. Statistik speichern klicken
4. Quittung drucken → öffnet die Kollektenquittung als druckbares PDF

9. Drucken & Export

Im Tab Drucken stehen vier Exportformate bereit:

Alle Ausgaben verwenden vollständige Namen — keine Abkürzungen.

10. EVLKS-Abgleich

Der Sync läuft automatisch alle 4 Stunden. Er gleicht den Planer mit dem EVLKS-Kalender ab:

• Importiert neue Termine aus dem EVLKS in den lokalen Cache
• Erkennt Orts- und Personenkonflikte
• Aktualisiert Strukturdaten (Orte, Personen, Kanäle)

Im Tab EVLKS sieht man:

• EVLKS öffentlich / intern — was aktuell im EVLKS steht
• EVLKS ohne Plan — Termine im EVLKS, die keinen Planer-Eintrag haben (zum Importieren)
• Sync-Log — Historie aller Sync-Läufe mit Ergebnis

Manueller Sync: oben rechts ↺ Sync klicken (Manager/Admin).

11. Verwaltung (nur Admin)

Nutzerverwaltung

Im Tab Verwaltung können Benutzer angelegt, bearbeitet und deaktiviert werden. Jeder Benutzer hat:

• Benutzername — zum Anmelden (eindeutig)
• Anzeigename — wird im Planer angezeigt
• Rolle — bestimmt die Berechtigungen (siehe Kapitel 12)
• Aktiv — deaktivierte Nutzer können sich nicht anmelden

Backup

• Backup exportieren — lädt die gesamte Datenbank als JSON-Datei herunter
• Backup importieren — stellt Daten aus einer JSON-Datei wieder her (Duplikate werden übersprungen)

CSV-Import

Importiert vergangene Termine aus einem EVLKS-CSV-Export. Nützlich für die Übernahme historischer Daten.

12. Rollen & Berechtigungen

13. Tipps & Tastatur

Suche in Dropdowns

In den Ort- und Personen-Dropdowns einfach lostippen — die Liste filtert sich sofort. Pfeiltasten zum Navigieren, Enter zum Auswählen.

Tastaturkürzel

Empfohlener Arbeitsablauf

1. Mittwoch/Donnerstag: Abkündigungen für den kommenden Sonntag erstellen
2. Woche über: Neue Termine anlegen, bestehende anpassen
3. Vor dem Sonntag: Veröffentlichen, damit alles im EVLKS steht
4. Nach dem Gottesdienst: Statistik erfassen (Teilnehmerzahlen, Kollekte)

Typischer Workflow Abkündigungen

1. Tab Abkündigungen → Datum des Sonntags wählen
2. Bereich wählen → Bearbeiten
3. Einladungen eintragen (Freitext oder aus Veranstaltungen)
4. Kasualien eintragen (Vorlagen nutzen bei Verstorbenen)
5. Kirchspielweite Einträge als „Kirchspiel“ markieren
6. Speichern → für nächsten Bereich wiederholen
7. „Alle Bereiche drucken“ → fertige PDFs